🌜 Dialog Menerima Tamu Di Kantor

FrasaUntuk Meja Resepsionis di Kantor. Sebelum dapat melakukan percakapan di meja resepsionis kantor, Anda harus mengetahui terlebih dahulu frasa yang sering digunakan. Berikut ini adalah beberapa frasa yang sering digunakan untuk meja resepsionis di kantor. Welcome to (company name) (Selamat datang di (nama perusahaan)) How may I help you?
Tamu Selamat Pagi ! Sekretaris Selamat Pagi, Ibu! Ada yang bisa saya bantu? Tamu Saya ingin bertemu dengan bapak Andre Manager Perusahaan. Apa beliau ada ditempat? Sekretaris Maaf sebelumnya dengan Ibu siapa? Tamu Saya Ibu Najwa Manager PT. Adi Buana. Sekretaris Apakah Ibu Najwa sudah membuat janji dengan bapak Andre sebelumnya? Tamu Sudah, Bu! Tiga hari yang lalu saya sudah membuat janji dengan Pak Andre melalui telepon. Sekretaris Baiklah, akan saya beritahukan pada Bapak Andre terlebih dahulu. Apakah Ibu berkenan menunggu sebentar? Tamu Baiklah, terima kasih Bu ! Sekretaris Sekretaris kembali Maaf sekali, Ibu! Bapak Andre sedang ada meeting di aula dan Beliau tidak bisa diganggu. Pesan Beliau, ibu disuruh datang lagi kesini besok? Tamu Baiklah, Bu! Terimakasih atas informasinya, saya akan datang kesini lagi besok kalau begitu. Sekretaris Sama-sama Bu saya juga ucapkan terimakasih atas pengertiannya. Tamu Baik Bu ! Sekretaris Maaf sebelum Ibu meingalkan tempat silahkan mengisi form tamu terlebih dahulu! Dengan memberikan form tamu Tamu Mengisi form tamu kemudian diberikan pada sekretaris Sekretaris Terima kasih, Ibu! Jika besok Anda selesai bertemu dengan bapak Andre silahkan Anda kembali kesini lagi untuk menandatangani Form catatan penerima tamu. Tamu Baik besok jika saya sudah menemui Bapak Andre saya akan kembali kesini untuk tanda tangan. Baiklah saya pamit dulu terima kasih atas bantuannya! Sekretaris Sama-sama, Ibu! Tamu Selamat Pagi…! Sekretaris Selamat Pagi Bu, Selamat datang kembali besok ! Sambil bersalaman Tamu Iya Bu…! Tamu keluar dari kantor.

Keduapercakapan menunjukkan bahwa tamu yang ingin menemui atasan atau salah satu pekerja di kantor harus melalui bagian resepsionis. Dialah yang akan membantu para tamu untuk mengonfirmasi perihal janji atau pertemuan, serta menjadwalkan pertemuan di lain waktu bila orang yang dituju sedang berhalangan.

0% found this document useful 0 votes7K views6 pagesDescriptiontata cara menerima tamuCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsDOCX, PDF, TXT or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes7K views6 pagesTata Cara Menerima Tamu KantorJump to Page You are on page 1of 6 You're Reading a Free Preview Pages 4 to 5 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.

Berikutini contoh percakapan bahasa Inggris di kantor yang bisa kamu pelajari dan coba praktekkan. Dialog 1 : Klien yang sudah membuat janji, Contoh Percakapan Bahasa Inggris Resepsionis Kantor Receptionist : Good morning, is there anything I can help you with?

NARASI PT Taruna yaitu perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi peralatan perakantoran, bertamu ke perusahaan PT Jaya Makmur sebagai perusahaan yang mendistribusikan peralatan perkantoran. Maksud kedatangan PT Taruna ke PT Jaya Makmur yaitu untuk melakukan kerjasama dalam pemasaran peralatan perkantoran. Sehingga keuntungan dari kerjasama tersebut, PT Taruna dapat meningkatkan penjualan produk perusahaan mereka, sedangkan keuntungan bagi PT Jaya Makmur yaitu dapat mendistribusikan lebih banyak peralatan perkantoran kepada masyarakat. PT Taruna telah membuat janji dengan PT Jaya Makmur dalam kunjungan tersebut. Adapun mahasiswa yang memerankan tokoh dalam narasi, antara lain 1. Fitri Permatasari Pimpinan 2. Monica Sekretaris Pimpinan 4. Indah Manajer Pemasaran PT Taruna/Tamu ALUR CERITA Pada hari Senin, 8 Juni 2015 pukul Manajer Pemasaran dari PT Taruna bertamu ke PT Jaya Makmur. Sesampai di PT Jaya makmur, Manajer Pemasaran dari PT Taruna diterima terlebih dahulu oleh security yang sedang bertugas. Satpam Selamat pagi ibu, ada yang dapat saya bantu ? Tamu Selamat pagi. Saya dari PT Taruna ingin bertemu dengan pimpinan PT Jaya Makmur. Satpam Maaf Ibu, apakah sebelumnya sudah membuat janji untuk bertemu dengan Pimpinan ? Tamu Saya sudah membuat janji dengan beliau sebelumnya. Satpam Baik Ibu, sebelumnya mohon Ibu meninggalkan kartu identitas sebagai prosedur kunjungan untuk tamu. Tamu Baik Ibu, ini kartu identitas saya. Satpam Terimakasih Ibu, ini tanda pengenal tamu mohon dipakai. Tamu Iya ibu, terimakasih. Satpam Mari Ibu saya antarkan kebagian receptionist, mungkin di sana Ibu dapat lebih jelas menanyakan apakah pimpinan berada di tempat atau tidak. Tamu Baik Ibu, terimakasih. Setelah meninggalkan kartu identitas dan satpam memberikan tanda pengenal tamu, maka Manajer Pemasaran dari PT Taruna diantarkan ke bagian Receptionist. Satpam Silahkan Ibu, ini bagian Receptionistnya. Tamu Terimakasih Ibu, sudah berkenan mengantarkan saya. Satpam Sama-sama Ibu. Sesampainya di bagian Receptionist, Manajer Pemasaran PT Taruna menjelaskan maksud kedatangannya ke PT Jaya Makmur tersebut serta mengkonfirmasi apakah pimpinan PT Jaya Makmur berada di tempat atau tidak. Receptionist Selamat pagi Ibu, ada yang dapat saya bantu ? Tamu Saya Manajer Pemasaran PT Taruna, maksud kedatangan saya kesini ingin bertemu dengan pimpinan PT Jaya Makmur untuk membahas kerjasama dengan PT Taruna. Receptionist Silahkan Ibu duduk terlebih dahulu. Tamu Terimakasih Ibu. Receptionist Maaf Ibu, apakah sebelumnya sudah membuat janji dengan pimpinan ? Tamu Saya sudah membuat janji untuk bertemu Ibu. Receptionist Baik Ibu, saya akan mengkonfirmasikan sebentar dengan sekretaris pimpinan. Tamu Iya Ibu. Receptionist menghubungi sekretaris pimpinan, untuk mengkonfirmasi serta memberitahukan bahwa ada tamu dari PT Taruna yang ingin bertemu dengan pimpinan untuk membahas kerjasama yang akan dilakukan. Receptionist Selamat pagi Ibu, ada Manajer Pemasaran dari PT Taruna yang ingin ingin bertemu dengan pimpinan. Apakah benar sebelumnya sudah ada janji dengan PT Taruna tersebut Ibu? Sekretaris Benar Ibu, PT Taruna sebelumnya sudah membuat janji bertemu untuk membahas kerjasama dengan perusahaan kita. Receptionist Apakah tamu dari PT Taruna langsung dapat bertemu dengan Ibu pimpinan atau menunggu di ruang tamu Ibu ? Sekretraris Tamu dari PT Taruna mohon dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Sebentar saya akan menghubungi pimpinan untuk menyampaikan informasi ini. Receptionist Baik Ibu, terimakasih. Selamat pagi. Sekretaris Selamat pagi. Receptionist Terimakasih Ibu sudah bersedia menunggu. Ibu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Sebentar lagi pimpinan dan sekretaris akan menemui Ibu di ruang tamu. Tamu Baik Ibu, saya akan menunggu di ruang tamu. Setelah menerima informasi dari bagian Receptionist, maka sekretaris pimpinan segera menghubungi pimpinan untuk menyampaikan informasi tersebut kepada pimpinan. Sekretaris Selamat pagi Ibu. Pimpinan Selamat pagi. Sekretaris Maaf sebelumnya telah mengganggu pekerjaan Ibu, saya ingin menyampaikan bahwa tamu dari PT Taruna sudah menunggu Ibu di ruang tamu. Pimpinan Baik saya segera ke ruang tamu. Mungkin anda dapat terlebih dahulu menemui tamu dari PT Taruna. Sekretaris Baik Ibu, terimakasih. Selamat pagi. Pimpinan Selamat pagi. Setelah menghubungi pimpinan, maka sekretaris pimpinan segera menemui tamu dari PT Taruna di ruang tamu. Dan meminta kepada office girl untuk mengantarkan minuman kepada tamu dari PT Taruna. Sekretaris Tolong anda siapkan minum untuk tamu dari PT Taruna. Office Girl Baik Ibu. Sekretaris Selamat pagi Ibu. Tamu Selamat pagi Ibu. Sekretaris Silahkan duduk kembali Ibu. Tamu Terimakasih Ibu. Sekretaris Maaf Ibu sudah menunggu, pimpinan kami sedang menuju ke ruang tamu. Office Girl Permisi Ibu, sembari memberikan minuman . Tamu Terimakasih. Sekretaris Sembari menunggu pimpinan, silahkan diminum Ibu. Tamu Terimakasih Ibu. Setelah menunggu sebentar, akhirnya pimpinan PT Taruna tiba di ruang tamu. Pimpinan Selamat pagi Ibu. Tamu Selamat pagi Ibu. Pimpinan Maaf sudah membuat Ibu menunggu. Tamu Iya Ibu tidak apa-apa. Pimpinan Silahkan Ibu duduk kembali. Tamu Terimakasih Ibu. Pimpinan Bagaimana Ibu dengan rencana kerjasama perusahaan kita, apakah ibu dapat menjelaskan terlebih dahulu mengenai produk-produk perusahaan Ibu ? Tamu Baik Ibu saya akan menjelaskannya, perusahaan kami bergerak dalam bidang produksi peralatan perkantoran. Ini merupakan produk-produk yang perusahaan kami hasilkan sambil memberikan katalog mengenai produk perusahaan. Pimpinan Kemudian apa saja keuntungan yang perusahaan Ibu tawarkan, apabila perusahaan kami bersedia untuk bekerjasama ? Tamu Keuntungan yang akan perusahaan Ibu peroleh apabila bekerjasama dengan dengan perusahaan saya yaitu apabila perusahaan Ibu membeli produk kami minimal 100 items dengan berbagai jenis produk yang berbeda, maka kami akan memberikan potongan harga sebesar 15% untuk setiap items yang dibeli. Pimpinan Baik Ibu, mungkin saya dapat mempelajari dahulu mengenai produk-produk yang telah perusahaan Ibu tawarkan. Tamu Iya Ibu, apabila berminat dengan produk-produk yang kami tawarkan, Ibu Dapat menghubungi perusahaan kami. Pimpinan Iya Ibu, secepatnya saya akan memberikan kabar mengenai persetujuan kerjasama ini. Tamu Baik Ibu, kira-kira hanya itu yang dapat saya sampaikan mengenai kerjasama ini. Terimakasih untuk keluangan waktu yang telah Ibu berikan. Pimpinan Sama-sama Ibu, terimakasih atas kunjungan Ibu ke perusahaan saya.

Contohselanjutnya masih merupakan percakapan antara resepsionis dan tamu di sebuah kantor. Namun bedanya, sang tamu belum memiliki janji untuk bertemu sebelumnya. Berikut contoh percakapan yang terjadi antara resepsionis dan tamu tersebut. Receptionist: Good morning. Welcome to Brilliant Finance, Sir. (Selamat pagi. Selamat datang di Brilliant Finance, Pak) Guest: Good morning. (Selamat pagi) Receptionist: How can I help you, Sir? Kepribadian yang baik bagi seorang sekretaris adalah bersifat mutlak, karena sekretaris adalah tangan kanan pimpinan yang harus selalu dapat diandalkan dan dalam melaksanakan tugasnya selalu berhubungan dengan banyak kolega dari perusahaan/kantor. Kepribadian sendiri memiliki arti kesatuan dari rasa, karsa, cipta, sifat dan watak seseorang yang tercermin dalam tindakan dan perbuatannya, sehingga membuat ia menjadi unik, khas, tak ada yang menyamainya. Kepribadian seseorang banyak dipengaruhi oleh profesinya begitupun juga sekretaris dengan profesinya yang menjadi cerminan sebuah perusahaan, maka dengan memiliki kepribadian yang baik adalah tuntutan yang harus dipenuhi selain skill. Seorang sekretaris harus selalu belajar untuk meningkatkan ilm pengetahuannya, disamping itu juga dilakukan upaya-upaya untuk terus mengembangkan kepribadiannya. Berikut upaya yang harus dilakukan sekretaris dalam pengembangan kepribadian
Berikutini adalah beberapa contoh ungkapan yang bisa dihaturkan pada tamu yang datang dalam berbagai keperluan. 1. Menanyakan keperluan/janji Who do you want to see? / Who did you wish to see? (Siapa yang ingin anda temui?) Do you have an appointment? (Apakah anda sudah ada janji?) 2. Menghadapi tamu yang belum memiliki janji
Bekerja sebagai resepsionis atau sekretaris di sebuah perusahaan mengharuskan kita untuk menguasai tata krama berkomunikasi dengan banyak pihak, termasuk orang-orang dari luar kantor yakni tamu yang berkunjung. Kitalah yang berperan penting dalam menentukan kesan pertama orang luar terhadap kantor. Apabila kita kurang bisa menjaga sikap, citra perusahaan atau instansi tempat kita bekerja bisa tercoreng. Untuk itu, ada baiknya kita belajar tentang tata cara dalam menyambut tamu yang baik dan benar. Tamu Menurut Kepentingannya Tamu yang berkunjung ke kantor bisa datang untuk kepentingan dinas maupun kepentingan pribadi. Tamu yang datang untuk kepentingan dinas biasanya sudah membuat janji terlebih dahulu sehingga lebih mudah dikenali. Untuk yang satu ini, sekretaris maupun resepsionis harus memiliki kepekaan tinggi pada sosok tamu yang akan datang, khususnya yang berasal dari aparat pemerintah. Ada pula tamu yang datang ke kantor dan agak memaksa dipertemukan langsung dengan pihak pimpinan untuk menawarkan barang atau jasa, bisa pula meminta dana sosial atau sumbangan. Tamu yang semacam ini biasanya belum membuat janji terlebih dahulu. Mintalah mereka untuk mengisi formulir identitas diri yang juga menanyakan kepentingannya, kemudian arahkan untuk menemui unit lain di instansi yang memang biasa menangani tamu dengan kepentingan tersebut. Jadi, tak harus dipertemukan dengan pimpinan langsung. Tata Cara Menerima Tamu 1. Tunjukkan profesionalisme Sebagai penjaga pintu’, sikap kita dapat menggambarkan adab yang berlaku di kantor kepada tamu. Untuk itu, peran kita sangat penting dalam memproyeksikan profesionalisme dengan sopan-santun. 2. Sapa dengan jelas Sambutan yang keras tapi tidak terlalu kencang akan membuat tamu yang datang merasa dihargai, daripada sapaan yang dilontarkan dengan sekenanya. Katakan “Good morning” atau “Good afternoon” dengan intonasi yang tenang dan ramah. 3. Tanyakan kepentingan Ada baiknya kita tak membuat tamu merasa sebagai orang yang dicurigai. Sebagai alternatif, tanyakan “Whom is your appointment with?” untuk mengetahui janji temunya. Atau, kita bisa mengatakan “What can I do for you?” sebagai bentuk pertanyaan yang lebih netral. 4. Catat nama dan pelafalannya Menanyakan nama tamu yang datang dapat membantu anda memastikan daftar janji yang telah dipegang, atau memudahkan pihak yang ingin ditemui untuk mengetahui siapa tamunya. Katakan “May I know your name?” atau “What’s your good name, Sir/Ma’am?”. 5. Beri tamu kepastian Setelah menghubungi kolega atau atasan yang memiliki janji, sampaikan kepada tamu. Informasikan “Mr. ____ will be with you shortly” atau “Mrs. ____ will be with you in a minute” untuk membuatnya merasa tenang. 6. Tawarkan minuman Jika tamu harus menunggu sebab kolega yang ingin dijumpai masih dalam rapat atau telepon penting, maka persilahkan tamu untuk duduk menunggu dan tawarkan minuman atau makanan ringan. Memberinya hiburan berupa majalah atau koran juga bisa dilakukan agar mereka tidak jenuh. 7. Pahami denah kantor Sebagai resepsionis, kita harus siap memberi informasi seperti di mana letak toilet, ruang fotokopi, dan sebagainya. Gunakan ibu jari atau kelima jari untuk menunjukkan arah. 8. Tetap tenang Bukan tak mungkin kita mendapati beberapa tamu yang datang sekaligus dalam satu waktu, berbarengan dengan telepon kantor yang terus berdering. Berusahalah untuk tetap tenang, tidak panik, dan melayani telepon dan tamu satu-persatu tanpa membuat siapapun merasa terabaikan. Jika kita sedang berbicara di telepon, buat kontak mata, berikan senyum dan anggukan kepada setiap tamu yang datang agar mereka merasa kehadirannya diketahui, dan dihargai. Memberi kode pada tamu untuk menunggu sebentar dengan tetap bersikap tenang juga merupakan poin penting. Tak perlu ragu untuk meminta bantuan orang lain bila memang merasa tak bisa menangani situasi sendiri. Expressions Berikut ini adalah beberapa contoh ungkapan yang bisa dihaturkan pada tamu yang datang dalam berbagai keperluan. 1. Menanyakan keperluan/janji Who do you want to see? / Who did you wish to see? Siapa yang ingin anda temui? Do you have an appointment? Apakah anda sudah ada janji? 2. Menghadapi tamu yang belum memiliki janji I’m afraid he can’t see you without an appointment Maaf, beliau tidak bisa ditemu tanpa ada janji sebelumnya Perhaps you’d like to speak with his assistant, sir? Barangkali anda ingin berbeicara dengan asistennya? I’m afraid he isn’t available at the moment Mohon maaf, beliau sedang tidak senggang saat ini He’s in a meeting at the moment Beliau sedang rapat I’m sorry, I can’t let you see him unless you have arranged a meeting Maaf, saya tidak bisa mengizinkan anda bertemu beliau kecuali jika anda sudah membuat janji I’m sorry, but I have my instructions Mohon maaf saya memiliki instruksi Sudah peraturannya I’ll phone and check if he can see you now Akan saya hubungi dan pastikan apakah beliau bisa menemui anda sekarang 3. Mengantar tamu ke ruangan yang dituju I’ll show you to his office Akan saya antar ke kantor beliau I’d better take you there Akan saya antar ke sana Walk this way, please Silahkan lewat sini Would you like to come with me? Mari saya antar 4. Mempersilahkan tamu masuk I’ll tell him you’re here Akan saya sampaikan pada beliau anda sudah di sini Yes, Mr. Grey is expecting you Bapak Grey menyuruh anda masuk You can go straight in/up Anda bisa masuk/naik Miss Alvares will see you now Nona Alvares ingin menemui anda sekarang 5. Meminta tamu menunggu I’m afraid he’s seeing a client at the moment. It won’t be long Mohon maaf beliau sedang menemui klien saat ini, nggak lama kok Would you mind waiting for a moment? Apakah anda berkenan menunggu sejenak? He will be with you in a moment/He’ll be here in a minute Beliau akan segera menemui anda Would you like to have a look at these brochures while you’re waiting? Apakah anda mau melihat-lihat brosur ini sembari menunggu? Would you like to take a seat? Apakah anda mau duduk dulu? Would you like something to drink? Apakah anda ingin minum sesuatu? Please have a seat there. Meanwhile I am arranging coffee for you Silahkan duduk dulu disana, biar saya buatkan kopi dulu Agar lebih jelas, mari simak contoh dialog berikut. Selamat berlatih! Visitor Excuse me. Receptionist Yes, Sir. What can I do for you? Visitor Could you help me to meet Mr. Liam Grey, the manager of this company? Receptionist Did you take an appointment ? Visitor Yes, I did. He himself called me this morning. Receptionist I am afraid you can’t see him right now, he is in an urgent meeting with a delegation from Singapore. And he ordered me not to allow anybody to meet him until 2 Visitor It is very important for me to meet him today as I am leaving for Australia tomorrow. Receptionist Would you wait for a moment? Let me check with the manager please. What is your name, Sir, and from which company are you coming? Visitor Hanry Styles, Software Engineer, Bukulapak. Receptionist Thank you. Percakapan Bisnis Menyambut Tamu yang Datang ke Kantor Percakapan dengan Tamu di Kantor Mengingatkan Rapat di Kantor .